Monitor de Notas fechado

Para executar o Monitor de Notas, abra o menu Iniciar e digite Monitor de Notas em seguida clique no ícone para abrir.

Observe na imagem abaixo que agora o ícone do Monitor de Notas está aparecendo.

Modo Online desativado

Outra causa de problemas na comunicação pode ser a opção Modo Página Web está desativada.

Para ativar essa opção basta clicar do lado esquerdo de Modo Página Web, como mostro na imagem abaixo.

Monitor de Notas com conexão travada

Pode acontecer algum problema com internet e a conexão do Monitor de Notas com o servidor web ficar travada, e ainda assim ficar mostrando online por não ter dado tempo de atualizar o status. Caso isso ocorra com você clique com o botão direito do mouse em cima do ícone do Monitor de Notas, em seguida clique em Finalizar Aplicativo. Depois que fizer isso basta iniciar novamente o Monitor de Notas.

Abra o aplicativo Monitor de Notas instalado no seu Windows

Clique em “Inserir Empresa“

Tipo de Cadastro

Na imagem abaixo poderá observar vários tipos de cadastro, para esse passo a passo iremos utilizar a opção “Cadastrar um CNPJ ou um CPF“.

Escolha o certificado digital

Na tela de escolha de certificado digital, irá aparecer a lista dos certificados digitais instalados no seu Windows. Escolha o certificado corresponde a empresa que deseja cadastrar em seguida clique em “Confirmar“.

Caso o seu certificado digital não apareça na lista pode ser pela seguintes causas:
– Certificado não está instalado.
– Certificado com erro de hierarquia.
– Certificado sem chave privada.
– Certificado não é ICP-Brasil.

Dados da Empresa

Agora você poderá perceber que alguns dados da empresa já foram preenchidos automaticamente, mas caso necessário poderá informa-los ou modifica-los, por exemplo você pode querer alterar o CNPJ pois com o certificado digital da matriz você consegue monitorar as notas das filiais. Depois clique em “Avançar“.

Você pode querer que o Monitor de Notas busque as notas automaticamente, para isso escolha a opção “Verificar notas automaticamente” que o sistema por padrão irá verificar as notas a cada 1 hora mas você pode alterar esse intervalo de tempo se desejar.

Utilize a opção “Ciência da Operação” como Automática, caso deseje que as NFe fiquem disponíveis para download automaticamente sem que seja necessário efetuar a ciência da operação de forma manual.

Concluído

Observe que a nova empresa foi inserida com sucesso e a verificação já foi concluída.
Para cadastrar novas empresas ou pessoas basta repetir esse passo a passo.

Abra o aplicativo Monitor de Notas instalado no seu Windows

Escolha a empresa

Dê dois cliques com o mouse em cima da empresa que deseja atualizar o certificado digital.

Utilizar novo certificado digital

Escolha a opção “Utilizar novo certificado digital” caso você tenha apenas uma empresa cadastrada com esse certificado digital. Se você tiver matriz e filiais cadastradas com o mesmo certificado digital, escolha a opção “Utilizar novo certificado digital para matriz e filiais“

Escolha o novo certificado

Na lista abaixo você deve escolher um novo certificado digital que esteja dentro da validade, em seguida clique em “Confirmar“.

Certificado Atualizado

Pronto o novo certificado digital está atualizado e disponível para ser utilizado no monitoramento de notas.

O que é o limite de 20 consultas por hora ?

O limite de 20 consultas significa que você poderá consultar determinada funcionalidade do webservice da fazenda até 20 consultas por hora. São duas as funcionalidades que tem esse limite de 20 consultas por hora. Elas são, a consulta de um NSU específico e a consulta de uma chave específica.

Consulta de NSU específico

A consulta de NSU específico, ou “consNSU” para os programadores. Serve para você consultar alguma NSU pontualmente, sem precisar consultar lotes de 50 NSUs para encontrar o NSU desejado. O aplicativo Monitor de Notas utiliza essa opção para encontrar alguma NSU que o webservice da fazenda não forneceu nos lotes de 50 em 50.
Levando em consideração que o webservice da fazenda deve fornecer os NSUs sem lacunas, o monitor de notas verifica a sequência de NSUs fornecida pelo webservice da fazenda, e caso ele perceba que está faltando algum NSU, o monitor de notas irá consultar especificamente aquele NSU que faltou. O problema com esse novo limite de 20 NSUs por hora, é que o monitor de notas irá levar muito mais tempo para consultar as NSUs que faltou quando o CNPJ consultado tiver um grande volume de NSUs que faltaram.

NSU (Número Sequencial Único). Cada item (docZip) retornado contém um NSU. O webservice da fazenda pode retornar até 50 itens (docZip) de uma vez só na consulta em lote, ou “distNSU” para os programadores.

Consulta de Chave específica

A consulta de chave específica, ou “consChNFe” para os programadores. Ela serve para você consultar alguma chave de NFe pontualmente. O aplicativo monitor de notas utiliza essa funcionalidade para tentar baixar o xml logo após o usuário ter feito a ciência da operação manualmente e não ter que esperar uma hora ou mais para ter o xml fornecido pelas buscas de hora em hora que a fazenda disponibiliza. Caso o usuário tente baixar mais de 20 notas por hora, ele irá ver uma mensagem como “ultrapassou o limite de 20 consultas por hora“. Nesse caso o usuário terá que esperar uma hora e efetuar uma busca de notas, que caso o webservice da fazenda já tenha liberado os xmls, eles ficarão disponíveis para download. (Caso a busca de notas esteja automática de hora em hora, não precisa o usuário colocar para buscar, pois as NFes que foi dado a ciência da operação irão ficar disponíveis para download automaticamente em alguma dessas buscas)

Para os usuários que precisam baixar mais de 20 notas por hora, eu recomendo deixar o monitor de notas com a ciência da operação automática, por que assim os xmls já vão ficando disponíveis para download na medida que o webservice da fazenda for liberando os xmls.

O limite de 20 consultas por hora é por CNPJ e não por aplicativo. Por exemplo: Se o usuário tiver dois aplicativos e ele efetuar 20 consultas, ele terá que esperar uma hora, antes de efetuar novas consultas em outro aplicativo.

Link oficial da fazenda.
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/informe.aspx?ehCTG=false&Informe=0cu/yBLKrCs=

O que é o erro de “Consumo Indevido” ?

A fazenda estabelece algumas regras para o uso do seu webservice de distribuição de notas. E caso o CNPJ ou CPF consultado quebre alguma dessas regras, ele vai se deparar com esse erro acompanhado de um bloqueio de 1 hora. E caso o CNPJ ou CPF insista em consultar antes do intervalo de uma hora, o tempo é zerado e a contagem reiniciará até completar 1 hora, descartando o tempo que já passou. Por isso é muito importante consultar as notas emitidas para o seu CNPJ ou CPF respeitando o intervalo exigido pela fazenda.

O monitor de notas antes da versão 3.0.93.0 permitia fazer a consulta de notas antes do intervalo de uma hora se o usuário deseja-se forçar a consulta. Porém isso não é recomendável, por isso baixe e instale a última versão do monitor de notas. Segue o link
https://www.fsist.com.br/monitor-de-notas
Essa versão impede o usuário de ficar clicando para forçar a consulta de notas antes do intervalo que a fazenda exige.

Por que esse erro acontece ?

Esse erro acontece principalmente quando o CNPJ ou CPF é consultado sem esperar o intervalo que a fazenda exige entre as consultas. O intervalo mínimo que a fazenda exige é de 1 hora. Esse erro também pode ocorrer caso o CNPJ ou CPF consulte as NSU de forma não sequencial. Isso é comum para CNPJ ou CPF que são consultados em mais de um software de monitoramento.

O que fazer para evitar o erro de “Consumo Indevido” ?

Se você consulta as NFes do seu CNPJ ou CPF em uma plataforma ou software de monitoramento, é importante se certificar que ele consulte as notas com um intervalo mínimo de uma hora e não menos que isso. Você pode esperar até um intervalo maior que uma hora, mais não menos que uma hora.

Estou respeitando o intervalo de uma hora, mais o erro continua

Isso é muito comum para CNPJ ou CPF que efetua o monitoramento de notas em mais de um software ou plataforma de monitoramento. Nesse caso você tem que identificar quais softwares ou pessoas que possui o certificado digital. O CNPJ ou CPF que possui apenas certificado digital do tipo A3 é mais fácil de controlar isso, pois basta a pessoa que está com o certificado em mãos, respeitar o intervalo que a fazenda exige. Já no caso de certificado digital A1, fica mais difícil controlar quem está consultando as notas, tendo em vista que muitas pessoas podem possuir o certificado digital e está consultando as notas para o mesmo CNPJ ou CPF. O mais comum entre os meus usuários é a contabilidade e a própria empresa estarem consultando notas em softwares diferentes. Nesse caso se possível, é definir um intervalo de consulta de 2 horas ou mais, para tentar evitar que as consultas ocorram dentro da mesma hora.

Existe casos que a empresa tem muitas áreas que possui o certificado digital, nesse caso é necessário verificar com cada uma das pessoas que possui o certificado digital para não consultar as notas em vários softwares. E tentar concentrar as consultas em apenas um software, e caso utilize mais de um software, configure eles de uma forma a evitar que as consultas ocorram dentro da mesma hora.

É muito importante saber que esse limite de uma hora é por CNPJ ou CPF consultado, independente do aplicativo que você utiliza. Você terá que esperar o intervalo de uma hora mesmo que a consulta do CNPJ ou CPF tenha sido feita em outro aplicativo. Por isso é essencial saber quem possui o certificado digital.

Link oficial da fazenda.
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/informe.aspx?ehCTG=false&Informe=0cu/yBLKrCs=

Quando começou a ser desativado a distribuição de documentos ?

Desde novembro de 2021 a fazenda começou a interromper a distribuição de documentos para as empresas que passarem 60 dias sem buscar as notas. Isso é informado na nota técnica de 2014.002. Antes de novembro de 2021 era possível buscar as notas que fossem emitidas para a sua empresa nos últimos 90 dias, mesmo que fosse a primeira vez que sua empresa efetuasse uma busca de notas.

Como ativar a distribuição de documentos ?

Para ativar a distribuição de documentos basta efetuar a busca de notas. O webservice da fazenda irá disponibilizar as novas NFe que forem emitidas para a sua empresa a partir desse momento.

Qualquer empresa que passe 60 dias sem buscar as notas, terá a distribuição de documentos interrompida.

O webservice da fazenda não irá disponibilizar os documentos retroativos, de quando a distribuição de documentos estava desativada.

Recomendações para não ter a distribuição de documentos interrompida

• Em caso de certificado digital A1. Se possível, deixe a busca automática para o próprio monitor de notas se encarregar de efetuar as buscas.
• Em caso de certificado digital A3. Nesse caso é mais difícil manter a busca automática ativada, pois pode ser necessário remover o certificado digital para utilizar em outra máquina, e existem casos que é o contador que não fica com o certificado digital do cliente. Então é importante efetuar pelo menos uma busca por mês, para manter a distribuição de documentos ativada e atualizar novas notas.
• Manter o certificado digital atualizado no monitor de notas.
• Manter o aplicativo Monitor de Notas em execução no computador.

A fazenda considera as buscas feitas por qualquer software que use o webservice nacional da fazenda para manter a distribuição de documentos ativada.

Link oficial da fazenda.
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/exibirArquivo.aspx?conteudo=pem6jrh73h4=

A informação abaixo foi retirada da página da nota técnica.

Caso já tenha se passado os 10 dias e você precise baixar o xml, você pode efetuar a “Confirmação da Operação”.
Clique aqui para ver o passo a passo de como efetuar a confirmação da operação.

Se você usa a busca automática de notas, você pode ativar a ciência da operação automática. Dessa forma o sistema irá efetuar a ciência da operação logo após uma nova nota ser monitorada.
Clique aqui para ver o passo a passo de como ativar ciência da operação automática.

Link da nota técnica completa.
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/exibirArquivo.aspx?conteudo=dlSL5ODYKeg=

Por que algumas NFe demoram a aparecer no monitoramento?

O atraso na aparição de algumas NFe no monitoramento não é um problema específico do “Monitor de Notas”, nem é um problema relacionado ao seu CNPJ. Este é um problema que ocorre entre a SEFAZ do emitente e a Base de dados nacional da fazenda. Ou seja, é uma situação que está além do controle tanto do “Monitor de Notas” quanto do usuário.

Como posso verificar se uma NFe foi incluída no AN?

1 – Acesse este link.
2 – Insira a chave da NFe que deseja consultar.
3 – Resolva o Captcha e clique em “Continuar”.

4 – Role a página até o final e verifique o campo “Data Inclusão AN”. Esse campo indica a data e hora que a NFe foi incluída no AN. Observe a imagem abaixo.

Nota: Se a data de inclusão aparecer como “01/01/0001 às 00:00:00”, significa que a fazenda ainda não incluiu essa nota no AN. Portanto, essa nota ainda não foi monitorada por nosso sistema.

Notamos que a fazenda tende a priorizar a inclusão no AN das NFes que são consultadas no portal nacional de NFe, fazendo com que elas sejam inclusas mais rapidamente.

Upload de XMLs no Monitor de Notas

Muitos usuários recebem XMLs de NFe por e-mail. Queremos lembrar que é possível fazer o upload desses XMLs diretamente no “Monitor de Notas”. Se o XML ainda não estiver no “Monitor de Notas”, ele será adicionado. Se já estiver, ele será ignorado, sem criar duplicatas. Assim, você pode fazer o upload de todos os seus XMLs com tranquilidade e sem riscos de duplicação. Esta funcionalidade é uma excelente alternativa para não depender exclusivamente da disponibilidade do webservice da fazenda.